如何解決管理者每天都很忙的問(wèn)題
撰文：成都華標(biāo)企管 蔣良君
若管理者每天都很忙，則應(yīng)抽個(gè)時(shí)間分析一下現(xiàn)況，找出導(dǎo)致忙的主要因素，對(duì)策改善。導(dǎo)致管理者很忙的原因主要是以下幾個(gè)方面。
1）、事必躬親
管理者應(yīng)將自己做的事 寫出來(lái)，然后分析一下，有哪些事是自己必須做的，哪些事不必由自己做，而可授權(quán)或交辦給下屬去做的。在企業(yè)內(nèi)往往有這樣的現(xiàn)象：總經(jīng)理做經(jīng)理的時(shí)，經(jīng)理做 主管的事，主管做員工的事。例：上貨柜時(shí)清點(diǎn)數(shù)量，是倉(cāng)管的職責(zé)，而該倉(cāng)庫(kù)主管則每次上貨柜必親自到場(chǎng)點(diǎn)數(shù)，遇到開(kāi)全公司的會(huì)議時(shí)也缺席，理由是親自點(diǎn)數(shù) 出貨，怕出錯(cuò)。
（1）、屬于管理者自己必須做的事。寫在紙上后，按做事的輕重緩急，仔細(xì)想先做什么，后做什么，用筆在事項(xiàng)前寫上序號(hào)。區(qū)分事情的輕重緩急，方法是根據(jù)緊急性與重要性決定做事的先后順序：
● 重要而且緊急：馬上辦。 今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）
● 重要而不緊急：好好規(guī)劃。
● 不重要但很緊急：1. 馬上辦，但只花一點(diǎn)時(shí)間； 2. 請(qǐng)人代辦； 3. 集中處理。
● 不重要也不緊急：有空再辦。
（2）可授權(quán)或交辦下屬去做的。
進(jìn)行充分的授權(quán)，將工作分配給部屬、助理或秘書。請(qǐng)他人分?jǐn)偰愕墓ぷ?，善用授?quán)策略，事半功倍。授權(quán)時(shí)注意：
●將工作交給能處理得最好的人。
●信任對(duì)方，尊重對(duì)方。
●清楚說(shuō)明你對(duì)工作的要求、方式與時(shí)間限制，清楚知道你要什么。
●授權(quán)不是推卸責(zé)任，你一樣要負(fù)起追蹤的責(zé)任。
●鼓勵(lì)他們分擔(dān)更多的 責(zé)任，并允許他們發(fā)展自己的行事風(fēng)格，可以做決定，你不好去干預(yù)或插手，要給予充分的支持、認(rèn)同與尊重。授權(quán)的忌諱是干預(yù)，可能你是出于關(guān)心，但你的下屬 理解就不同了。例如：董事會(huì)授權(quán)某廠長(zhǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)工廠的運(yùn)營(yíng)管理。某日，廠長(zhǎng)因管理需要，已公告將倉(cāng)庫(kù)課的副主任調(diào)去負(fù)責(zé)生管課，事后董事予以否定，說(shuō)調(diào)走 了倉(cāng)庫(kù)課會(huì)亂（倉(cāng)庫(kù)課還有一個(gè)主任），不可調(diào)，則公告自動(dòng)失效。這樣的授權(quán)等于沒(méi)授權(quán)，是對(duì)下屬的不尊重。有些管理者可能有這樣的體會(huì)，老板（或董事）不 參與管廠，則廠內(nèi)運(yùn)作順暢，一管則亂，中堅(jiān)（中層）管理者只有敢怒而不敢言，背后抱怨。真是“一管就亂，不管怕散。”
2）、背猴子
有些下屬遇到問(wèn)題，本來(lái)是下屬可解決的，也扔給管理者去處理，我們經(jīng)常聽(tīng)到的是“你看怎么處理這個(gè)問(wèn)題？”
管理者不要替下屬背猴子，要培養(yǎng)下屬解決問(wèn)題的能力。你在日常也應(yīng)對(duì)下屬予以要求，提出問(wèn)題者應(yīng)提供解決問(wèn)題的建議或方案。若是下屬能解決的問(wèn)題扔給上級(jí)主管，哪還要下級(jí)來(lái)做什么。
當(dāng)下屬說(shuō)：“你看怎么處理這個(gè)問(wèn)題？”，你最好是說(shuō)：“我想聽(tīng)聽(tīng)你的建議！”
若問(wèn)題超出下屬的職責(zé)或權(quán)限范圍，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的則應(yīng)親自處理。
3）、審批過(guò)多
有些企業(yè)的高階管理者（CEO），如總經(jīng)理、協(xié)理、廠長(zhǎng)等，多數(shù)的時(shí)間是忙于審批各種公文、單據(jù)，如：采購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)單、請(qǐng)假單、訂單等等。高階管理者很少有時(shí)間到現(xiàn)場(chǎng)巡視，很少抽時(shí)間來(lái)思考如何把企業(yè)經(jīng)營(yíng)得更好。
審批過(guò)多，來(lái)自幾個(gè)方面：一是高階管理者不放心，認(rèn)為什么都要自己把關(guān)。二是高階管理者的上級(jí)單位（如董事）予以要求的。三是管理者過(guò)于集權(quán)，簽名代表權(quán)威。
改善建議：
1、 將目前要經(jīng)你簽的單據(jù)或公文列出明細(xì)。
2、 對(duì)著明細(xì)表思考，你應(yīng)審批哪些單據(jù)/文件，不必審批哪些單據(jù)/文件；
3、 各種單據(jù)，什么條件的你審批，什么條件的由你以下的干部審批。如金額的審判權(quán)限，生產(chǎn)性物料的請(qǐng)購(gòu)與非生產(chǎn)性物品的請(qǐng)購(gòu)，招聘普工與職員、干部。
4、 將以上的各單據(jù)、文件、條件，編制《審批權(quán)限一覽表》。請(qǐng)參考范例：
5、 將編制好的《審批權(quán)限一覽表》發(fā)給高層干部征求意見(jiàn)后，最后由CEO親自修改、審批后，交給文控發(fā)給各部門，公布實(shí)施。
4）、效率低下的會(huì)議
會(huì)議效率的高低，能體現(xiàn)一個(gè)管理者素質(zhì)的一個(gè)方面。若你是會(huì)議的主持人，需自我檢討一下，是否也存在以下的問(wèn)題，使會(huì)議效率低下。通常，沒(méi)有人愿意當(dāng)面向主持人說(shuō)這些實(shí)話。
（1）、主持人話太多
20分鐘可開(kāi)完的會(huì)議，主持人則要講1個(gè)多小時(shí)，此類主持人比較善于言談。
（2）、離題萬(wàn)里
有的主持人不太會(huì)掌握開(kāi)會(huì)技巧，開(kāi)會(huì)時(shí)常跑題，更甚有的主持人經(jīng)常利用會(huì)議談自己以前如何如何優(yōu)秀，取得什么成就。這類主持人很容易使會(huì)議成為“馬拉松”式的會(huì)議。
（3）、準(zhǔn)備不充分
不參加沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，規(guī)定部屬養(yǎng)成開(kāi)會(huì)必須準(zhǔn)備，發(fā)言必須簡(jiǎn)短，內(nèi)容必須充實(shí)，會(huì)議必做“結(jié)論”的習(xí)慣。
（4）、缺乏技巧。
若主持人對(duì)主持會(huì)議缺乏技巧，可買一些知名教授或企管顧問(wèn)編寫的相關(guān)書籍。主持一個(gè)有效會(huì)議，請(qǐng)你參考以下建議：
1.會(huì)議目的要清處明確，議題的數(shù)量適宜。
2.與會(huì)人員要精選，根據(jù)議題決定出席者。
3.會(huì)前有資料(有議題)，以免空口講白話。
4.避免馬拉松會(huì)議，一小時(shí)為宜，二小時(shí)為極限，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)使，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
5.每人發(fā)言時(shí)間控制在五分鐘之內(nèi)，言簡(jiǎn)意賅，掌握重點(diǎn)，不偏離主題。
6.主席應(yīng)帶動(dòng)討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場(chǎng)中立，化解沖突。
7.開(kāi)放心胸傾聽(tīng)，尊重別人不同的意見(jiàn)，分享自己的想法與感受。
8.會(huì)議務(wù)必達(dá)成決議，決議何事、誰(shuí)負(fù)責(zé)、時(shí)限要求，誰(shuí)跟進(jìn)。
9.會(huì)議記錄要忠實(shí)和完整，二天內(nèi)分發(fā)給與會(huì)者及相關(guān)人員。
10.追蹤會(huì)后各項(xiàng)決議的行動(dòng)及結(jié)果。
除此之外經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該視會(huì)議的性質(zhì)，盡量減少參加會(huì)議，有些會(huì)議未必參加，只要在會(huì)議后批閱一下會(huì)議記錄即可了解全盤大要。
另外，可利用網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)視屏?xí)h或SKYPE會(huì)議，溝通也非常方面，也可節(jié)約兩地往返的時(shí)間。
4）、企業(yè)同時(shí)導(dǎo)入的項(xiàng)目太多
比較常見(jiàn)的是有些企業(yè)，在一年內(nèi)由不同的職能部門牽頭，如：企管部、安全部、人力資源部、生產(chǎn)部、設(shè)備部等，同時(shí)導(dǎo)入多個(gè)管理類項(xiàng)目，最累最辛苦的是執(zhí)行部門或車間的領(lǐng)導(dǎo)。能解決這個(gè)問(wèn)題的，只有企業(yè)一把手在考慮一年內(nèi)要導(dǎo)入的項(xiàng)目時(shí)，懂得權(quán)衡，少即是多。
如此同時(shí)導(dǎo)入多個(gè)管理項(xiàng)目，可謂勞民傷財(cái)，管理通常是欲速責(zé)虛，漸進(jìn)則實(shí)。說(shuō)實(shí)在的，一個(gè)企業(yè)一年內(nèi)能做好1-2件事情（管理項(xiàng)目）就很不容易了。
當(dāng)然，若管理者是因這方面而每天都忙，也只有多加班加點(diǎn)了，多付出了。當(dāng)然，每周該休息時(shí)就好好休息，身體是革命的本錢，適當(dāng)休息是為了更好地戰(zhàn)斗。
改變不了環(huán)境，就改變自己，或適應(yīng)環(huán)境，或換個(gè)環(huán)境。
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