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如何管理好企業(yè)內(nèi)比較分散的備件?

文 ▏成都華標(biāo)企管 首席顧問(wèn)  蔣良君 

群友問(wèn):
我們公司有很多設(shè)備要管理,而且分散在多個(gè)分公司,但企業(yè)管理系統(tǒng)當(dāng)時(shí)開(kāi)發(fā)的時(shí)候沒(méi)有設(shè)備管理的模塊,現(xiàn)在只能有各分公司的專人要管理,但時(shí)常出現(xiàn)這些用品數(shù)量有出入的問(wèn)題,導(dǎo)致隔一段時(shí)間就需要進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的核對(duì),有沒(méi)有什么方法可以有效管理這些設(shè)備的備品備件呢?


蔣良君答

      你的主要問(wèn)題是多個(gè)分公司,對(duì)設(shè)備備品備件的數(shù)量,存在帳物不符,或帳與帳不符,這個(gè)數(shù)量的差異,通常易出問(wèn)題的環(huán)節(jié)是入庫(kù)、領(lǐng)用、分公司車(chē)間級(jí)的臨時(shí)儲(chǔ)存?zhèn)浼?、備件更換。

1.首先,你要診斷下你的出入庫(kù)管理是否存在漏洞。零部件入庫(kù),除了收貨員外,最好有人監(jiān)督抽查入庫(kù)備品備件的數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。

2.對(duì)于公司(一級(jí)庫(kù))、分公司(二級(jí)庫(kù))的備品備件庫(kù),你要檢查下,是否有落實(shí)及時(shí)、正確記錄物品出入庫(kù)的數(shù)據(jù)?是否落實(shí)日常循環(huán)盤(pán)點(diǎn)?是否有人定期去庫(kù)房抽查數(shù)量?

3.對(duì)于分公司下面的車(chē)間(三級(jí)庫(kù)),是否存在小的備件庫(kù)或方便車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)用的備件,若有,你則應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)備品備件統(tǒng)計(jì)表(你若沒(méi)有可找我提供),要求各分公司必須把車(chē)間級(jí)的備件數(shù)量管起來(lái),分公司管物的數(shù)量,實(shí)際物品由車(chē)間管理,但也必須嚴(yán)格按備件出入庫(kù)制度管理。提示:1 對(duì)車(chē)間級(jí)的備件,分公司設(shè)備管理部門(mén)也應(yīng)每月進(jìn)行抽查,以督促車(chē)間能做好備件的數(shù)量管理。2 若有修復(fù)可再用的備件配件,也應(yīng)登記,但必須注明是修復(fù)件。

4.對(duì)于維護(hù)、維修、定期換件所需的新備件,在更換時(shí),必須由設(shè)備使用單位的人員確認(rèn)備件更換數(shù)量,更換下來(lái)的舊品,也必須進(jìn)行登記(以便好核對(duì)出庫(kù)的新品與舊品數(shù)量的真實(shí)性)。

5.你目前還沒(méi)有用軟件進(jìn)行備品備件管理,先可用好EXCEL,若你公司的網(wǎng)絡(luò)有聯(lián)網(wǎng),則可設(shè)置一個(gè)共享文件夾,并設(shè)置好文檔密碼(非本人不可編輯),這樣,也方便公司層能隨時(shí)查閱。
6.要求各分公司必須確保賬物相符,帳帳相符,每周輪流核對(duì)。發(fā)現(xiàn)異常時(shí),可按公司的管理程序進(jìn)行調(diào)帳。

7.所有的備品備件,一個(gè)物品,必須確保其編碼的唯一性。(非常重要)

      作為公司,若要管控好全公司及各分公司的備件,還是建議你在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加備件管理的專用模塊,若需要另外購(gòu)買(mǎi)備件管理模塊,你應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)庫(kù)的接口。

      以上幾個(gè)環(huán)節(jié),你還必須有相應(yīng)的管理制度,核心的是考核辦法,應(yīng)具體寫(xiě)明,不按要求執(zhí)行的應(yīng)如何考核。要有執(zhí)行、有檢查、還要有人監(jiān)督檢查者是否按要求的時(shí)間做好了檢查工作。

    

提問(wèn)者評(píng)價(jià):非常感謝,提供了不錯(cuò)的思路!
 

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