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怎樣寫出讓領(lǐng)導(dǎo)重視的工作報(bào)告

作者: 盧 超

摘要: 工作報(bào)告就像一部TVB電視劇。如何讓劇情扣人心弦?如何能讓觀眾有口皆碑?如何調(diào)整布局?

做事不如做人,做人不如做神。想要成為神一級(jí)的員工,必須要學(xué)會(huì)將成績(jī)表現(xiàn)出來。除了定期的月報(bào)以外,工作報(bào)告也是必不可少的敲門磚。通過工作報(bào)告,讓直屬領(lǐng)導(dǎo)看到你的成績(jī),甚至得到更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定,你就大有前途了。

 工作報(bào)告的核心價(jià)值

 對(duì) 于碌碌無為者而言,工作報(bào)告就是一場(chǎng)企業(yè)形式秀。他們普遍的心態(tài)是,只要業(yè)績(jī)好,工作報(bào)告就算隨便復(fù)制粘貼一下,領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)得過且過。既然是一場(chǎng)形式,又何 必太過認(rèn)真計(jì)較呢,說不定多玩兩把牌的投資回報(bào)率都比寫報(bào)告強(qiáng)。對(duì)于他們的態(tài)度,我們不能嗤之以鼻,畢竟這是他們選擇的人生方式。

工作報(bào)告并非一種單純的工作要求,而是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的思維鍛煉,同樣也是他們學(xué)習(xí)、了解市場(chǎng)情況的重要手段。高層領(lǐng)導(dǎo)沒有時(shí)間對(duì)一線做到全盤、細(xì)致的拜訪,通過各種總結(jié)和報(bào)告,他們可以清楚知道整體市場(chǎng)的變化趨勢(shì)。

我們假設(shè)一下,如果你是高層管理者,每天看到的都是千篇一律的總結(jié)和報(bào)告,突然一天發(fā)現(xiàn)一個(gè)思路清晰、觀點(diǎn)新穎,同時(shí)給自己極大啟發(fā)的工作報(bào)告,你是否很想見上一面寫這篇報(bào)告的人。如果當(dāng)面了解后,發(fā)現(xiàn)此人與報(bào)告顯示出的能力一樣強(qiáng)大,那么后期升職空間就不言而喻了。

所以,工作報(bào)告是在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)的最佳時(shí)機(jī)。

 

工作報(bào)告的布局

 事實(shí)上,一個(gè)報(bào)告就是一個(gè)思路的呈現(xiàn),這就像一部TVB電視劇,如何讓劇情扣人心弦,如何才能讓觀眾有口皆碑,主要依靠整體劇情布局。如果沒有背景闡述就直接導(dǎo)出劇情,實(shí)在太過唐突,觀眾也沒有什么口味了。所以,如何調(diào)整布局,是整個(gè)報(bào)告賣座與否的關(guān)鍵。

如果我們想寫出優(yōu)秀的工作報(bào)告,就得像美國大片一樣,來個(gè)續(xù)集或者后傳什么的。所以,工作報(bào)告中應(yīng)有總結(jié)和規(guī)劃兩部分,并且二者是兩種不同的風(fēng)格模式。

工作總結(jié)就像第一部,必須打出響頭,續(xù)集才能叫座,觀眾才會(huì)掏錢看續(xù)集。因此,總結(jié)部分必須有一個(gè)高潮來吸引觀眾,到計(jì)劃部分再來一個(gè),雙劍合璧才能威力無窮。

 第一步:了解受眾關(guān)注點(diǎn)

報(bào)告的目的是傳達(dá)某種觀點(diǎn),在敘述觀點(diǎn)前,必須告知受眾群體這種觀點(diǎn)的產(chǎn)生過程,及此觀點(diǎn)對(duì)于經(jīng)營有何幫助。說的透徹一點(diǎn),就是滿足報(bào)告對(duì)象的需求,解決他們目前遇到的銷售額、渠道管理中的核心問題。

一般情況下,領(lǐng)導(dǎo)在每月月度會(huì)議中,或多或少都會(huì)提到現(xiàn)在的困惑。如果稍微留心一下,你可以將每月領(lǐng)導(dǎo)所提及的問題進(jìn)行匯總,其中提及率高的問題就是公司上層關(guān)注的焦點(diǎn)。了解到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)后,我們?cè)龠M(jìn)行解析。

一直困擾公司的問題或困難,肯定是由多種小問題組成的環(huán)套,層層相扣、相互疊加,這被稱為“環(huán)形思維模型”。如此多的小問題,又?jǐn)Q成一個(gè)大問題,讓領(lǐng)導(dǎo)想起來頭疼,看起來心煩。不是他們不想解決,往往是無從下手,到后面只能頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳,問題無法根治。

要對(duì)付這種情況,我向大家推薦另一個(gè)模型:“金字塔分析模型”。這個(gè)模型能有效 協(xié)助我們整理思路,如圖1。最下層是收集的各種反饋問題匯總,將問題分類羅列出來,如“酒店住宿費(fèi)的利潤對(duì)酒店利潤沒有貢獻(xiàn)”、“餐飲部的損益和飯店整體 的損益有密切關(guān)系”等。然后,我們可以對(duì)這些問題進(jìn)行總結(jié),歸納到第二層次,即“酒店的收入高低依賴餐飲部利潤”等。通過歸納,問題會(huì)進(jìn)一步集中,我們?cè)?對(duì)問題按嚴(yán)重程度進(jìn)行排序或梳理,最終找到最緊急、最重要的問題,并找出解決問題的關(guān)鍵。

通過此類辦法,我們可以更有邏輯地整理出上級(jí)的關(guān)注焦點(diǎn)。找到焦點(diǎn)后,我們便完成了第一步布局。

 

第二步:用報(bào)表闡述問題

做銷售時(shí),最簡(jiǎn)單也是最容易讓人信服的證據(jù),就是報(bào)表和數(shù)據(jù)。你告訴領(lǐng)導(dǎo)問題是怎樣的,但空口無憑,領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)相信。如果有分析流程,然后得出結(jié)論,他們可能才會(huì)認(rèn)同。

《市場(chǎng)營銷》教材上教育我們,要先從數(shù)據(jù)中找問題,再到市場(chǎng)上予以確認(rèn)。在此我可以向大家保證,對(duì)于眾多民營企業(yè)而言,這都是瞎扯。

當(dāng)市場(chǎng)環(huán)境好時(shí),眾多民營企業(yè)都在忙著抓產(chǎn)量、搶市場(chǎng),沒幾個(gè)會(huì)有危機(jī)意識(shí),將 危機(jī)防范于未然。所以,最為簡(jiǎn)單的辦法便是先將問題收集分析,再用數(shù)據(jù)予以確認(rèn)。雖然這樣一來,你的報(bào)告有主觀因素在里面。但大家試想一下,如果大部分民 企都會(huì)通過數(shù)據(jù)分析提前發(fā)現(xiàn)問題,中國企業(yè)將是多么的強(qiáng)大,想要一統(tǒng)全球經(jīng)濟(jì)江山簡(jiǎn)直易如反掌。事實(shí)是這樣嗎?顯然剛好相反。所以當(dāng)陷入困境時(shí),問題早已 錯(cuò)綜復(fù)雜。因此這種與標(biāo)準(zhǔn)教科書上背道而馳的法則,恰恰十分適用于國內(nèi)企業(yè)。

當(dāng)然,如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與預(yù)先設(shè)想問題大相徑庭時(shí),請(qǐng)以數(shù)據(jù)分析為準(zhǔn),說不定你也會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。當(dāng)數(shù)據(jù)分析做好之后,你的報(bào)告前奏部分就完成了。

 工作報(bào)告的高潮:

剖析問題

 剖析問題是工作報(bào)告的高潮部分。對(duì)工作中出現(xiàn)的問題要深層次剖析,最好發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層至今沒有看見的問題,讓他們有種恍然大悟的感覺,這才是非常理想的預(yù)期效果。

如何剖析問題?我可以講一部分,但另一半要靠你自己。

如何剖析問題

領(lǐng)導(dǎo)每天在哪?他們大部分時(shí)間都在開會(huì),或者在準(zhǔn)備開會(huì)。他們?cè)谝痪€市場(chǎng)的時(shí)間多嗎?不多,而且能呆在一個(gè)地方把某個(gè)問題了解清楚更是不可能。那么,誰最了解一線市場(chǎng)?只有你自己。

當(dāng)企業(yè)遭遇市場(chǎng)困境時(shí),老銷售員通常會(huì)將問題歸結(jié)于市場(chǎng)環(huán)境的原因。根據(jù)羊群效 應(yīng),這一舉措往往會(huì)得到其他銷售員的高度認(rèn)同。公司領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期接受此類信息,不管他毅力如何堅(jiān)韌,多多少少也會(huì)感染悲觀氛圍。長(zhǎng)期以往,企業(yè)問題就會(huì)被掩蓋 了。而你要做的,就是擦亮眼睛、閉上耳朵,去選擇真正的關(guān)鍵問題所在。

危機(jī)是一個(gè)此消彼長(zhǎng)的市場(chǎng)扭轉(zhuǎn)過程??纯匆思?、優(yōu)衣庫等眾多企業(yè),他們就是在危機(jī)中一躍而起的超級(jí)霸主。當(dāng)別人都在關(guān)注危機(jī)本身時(shí),他們幸運(yùn)的發(fā)現(xiàn)了解決之道,僅此而已。

剖析問題時(shí),我們必須從市場(chǎng)了解兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn):

1.企業(yè)遭遇的問題。比如,是所有銷售渠道全線下滑,還是部分渠道正在增長(zhǎng)?如果是某一渠道下滑,除了大市場(chǎng)環(huán)境因素,是否還有操作或者是管理問題在里面。了解完渠道后,再觀察一下產(chǎn)品。我們可以先將產(chǎn)品按品類或品項(xiàng)區(qū)分,再進(jìn)行分析。

從這些分析中,我們很可能找出一些端倪,又或者發(fā)現(xiàn)一些從未被人了解的新契機(jī)。如某一級(jí)市場(chǎng)業(yè)績(jī)?cè)隽?、新興品類突然有放量上行空間等等。

2.觀察同行業(yè)其他企業(yè)。其他企業(yè)是否同樣業(yè)績(jī)下滑?他們下滑的原因(渠道、產(chǎn) 品)是否相同?有逆勢(shì)而上的嗎?分析一遍之后,此時(shí)的你必定是處于一個(gè)朦朧的狀態(tài),好像問題清晰了,但又好像有點(diǎn)錯(cuò)綜復(fù)雜的感覺。那么就先將自己的分析記 下來,讓腦子先輕松一下,然后再通過邏輯分析,找出問題的關(guān)鍵所在。

 如何總結(jié)問題

問題分析完之后,還需要將自己的分析在報(bào)告中呈現(xiàn)出來。

第一部分是要展示出你如何發(fā)現(xiàn)問題的。先將數(shù)據(jù)予以整理,必須利用表格形式將所有數(shù)據(jù)用餅狀圖、線形圖等進(jìn)行羅列,切忌使用全文字來說明數(shù)據(jù)。

第二部分是將數(shù)據(jù)中的問題與市場(chǎng)中出現(xiàn)的問題相互結(jié)合。此時(shí)要表達(dá)出極強(qiáng)的震撼 力,目的是引起領(lǐng)導(dǎo)們的注意,讓他們了解你發(fā)現(xiàn)的問題的嚴(yán)重性,這樣才會(huì)高度認(rèn)同你后續(xù)的觀點(diǎn)。最好的辦法就是整理出市場(chǎng)照片,比如某一產(chǎn)品滯銷,現(xiàn)在若 要求經(jīng)銷商打款進(jìn)其他產(chǎn)品,就會(huì)造成滯銷產(chǎn)品占用資金和倉庫。而高層并不了解情況,并說這個(gè)經(jīng)銷商再不進(jìn)貨就換掉。你怎么辦?那就將各個(gè)經(jīng)銷商滯銷產(chǎn)品大 量堆積在倉庫的照片放上去,并在旁邊注明滯銷產(chǎn)品占比多少,有滯銷產(chǎn)品的客戶數(shù)量,占經(jīng)銷商總數(shù)的比例是多少,將這些庫存消化后能騰出多少資金……

第三部分是問題總結(jié)。事實(shí)上,在你闡述問題時(shí),領(lǐng)導(dǎo)自己就已經(jīng)總結(jié)好了。這部分 的重點(diǎn)是進(jìn)行聯(lián)想,把匯總的問題及將會(huì)出現(xiàn)的后果聯(lián)想起來,也就是將你發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)一遍,提醒問題后果的嚴(yán)重性,以達(dá)到雙重震撼的效果。如滯銷品不處 理,后期會(huì)成為臨期品,經(jīng)銷將會(huì)大規(guī)模殺價(jià)傾銷,可能會(huì)帶動(dòng)整個(gè)大盤串貨現(xiàn)象頻發(fā),甚至?xí)绊懙街鳡I產(chǎn)品的銷售額。

 使用小道具,讓工作報(bào)告脫穎而出

 對(duì)統(tǒng)一提交的報(bào)告,公司都有規(guī)定的格式或模板。但千篇一律總是讓人厭煩,所以使用一些小道具,絕對(duì)能使你的報(bào)告脫穎而出。

 道具一:表達(dá)的美化

建議字體使用“微軟黑體”,這會(huì)在播放PPT時(shí)醒目很多。在一句話中,如果有特別想突出的話或詞句,可以標(biāo)成其他顏色或者放大字體。

如果是做成PPT形式,字一定不能多,可以多用圖片體現(xiàn),旁邊再配以簡(jiǎn)單的文字說明,以達(dá)到簡(jiǎn)單明了的效果。這樣一來,領(lǐng)導(dǎo)才能利用最少的時(shí)間,了解你最清晰的意圖。

 道具二:讓你的背景與眾不同

大量的標(biāo)準(zhǔn)PPT背景,看久了會(huì)讓人感到呆板。在公司統(tǒng)一背景基礎(chǔ)上,加一些創(chuàng)意的小插圖,會(huì)馬上讓你的報(bào)告與眾不同。

 道具三:“雷人”的標(biāo)題

按道理來講,往往是先確定標(biāo)題再進(jìn)行報(bào)告內(nèi)容梳理,但很少有人能夠擁有如此精準(zhǔn)的邏輯思維。所以不妨先把報(bào)告內(nèi)容完善,再細(xì)細(xì)讀上一遍,重新整理出一個(gè)極度吸引眼球的“雷人”標(biāo)題,先將觀眾的注意力拉過來再說。

 對(duì)著鏡子演練,提升現(xiàn)場(chǎng)感染力

 優(yōu)秀的職場(chǎng)人士的報(bào)告,絕對(duì)不是那種照本宣科的講演。我們要努力提升自己的現(xiàn)場(chǎng)感染力,這個(gè)奇妙的東西將伴隨你成功的一生。

 最基本要求:記住你的報(bào)告

報(bào)告是你自己做的,所以腦子里應(yīng)該有很清晰的印象。當(dāng)然,不是讓你將每一個(gè)字都背下來,但必須知道每一章節(jié)的主題內(nèi)容,可以在報(bào)告中做一些小符號(hào)提醒自己。

報(bào)告中的數(shù)據(jù)你必須記牢,強(qiáng)調(diào)一下,必須記到小數(shù)點(diǎn)后兩位的精確值。這樣做的好處,在于當(dāng)匯報(bào)時(shí),精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)能使聽者認(rèn)同你對(duì)工作的細(xì)致程度,同樣也能說明你對(duì)此事的認(rèn)真態(tài)度。

 動(dòng)作:展示你的行動(dòng)魅力

自己練習(xí)時(shí),請(qǐng)加入一些行為動(dòng)作。動(dòng)作能提升你的表達(dá)效果,同時(shí)在豐富但絕不喧賓奪主的情況下,你的動(dòng)作能給人以感染力。

 表情:讓人信服的鐵證

要讓觀眾隨著你的報(bào)告一起進(jìn)入你的思想,必須讓報(bào)告有跌漲起伏的過程。報(bào)告時(shí),你的臉部表情就像背景音樂,讓你的臉成為帶動(dòng)觀眾的向?qū)В愕膱?jiān)決、你的毅力、你的困惑,都從表情上予以體現(xiàn),讓他們進(jìn)入你精心設(shè)計(jì)的背景之中,讓他們?nèi)谌肫渲斜妒芨腥尽?/span>
 

 

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