怎樣寫出讓領(lǐng)導(dǎo)重視的工作報(bào)告
摘要: 工作報(bào)告就像一部TVB電視劇。如何讓劇情扣人心弦？如何能讓觀眾有口皆碑？如何調(diào)整布局？
做事不如做人，做人不如做神。想要成為神一級(jí)的員工，必須要學(xué)會(huì)將成績(jī)表現(xiàn)出來。除了定期的月報(bào)以外，工作報(bào)告也是必不可少的敲門磚。通過工作報(bào)告，讓直屬領(lǐng)導(dǎo)看到你的成績(jī)，甚至得到更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，你就大有前途了。
工作報(bào)告的核心價(jià)值
對(duì) 于碌碌無為者而言，工作報(bào)告就是一場(chǎng)企業(yè)形式秀。他們普遍的心態(tài)是，只要業(yè)績(jī)好，工作報(bào)告就算隨便復(fù)制粘貼一下，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)得過且過。既然是一場(chǎng)形式，又何 必太過認(rèn)真計(jì)較呢，說不定多玩兩把牌的投資回報(bào)率都比寫報(bào)告強(qiáng)。對(duì)于他們的態(tài)度，我們不能嗤之以鼻，畢竟這是他們選擇的人生方式。
工作報(bào)告并非一種單純的工作要求，而是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的思維鍛煉，同樣也是他們學(xué)習(xí)、了解市場(chǎng)情況的重要手段。高層領(lǐng)導(dǎo)沒有時(shí)間對(duì)一線做到全盤、細(xì)致的拜訪，通過各種總結(jié)和報(bào)告，他們可以清楚知道整體市場(chǎng)的變化趨勢(shì)。
我們假設(shè)一下，如果你是高層管理者，每天看到的都是千篇一律的總結(jié)和報(bào)告，突然一天發(fā)現(xiàn)一個(gè)思路清晰、觀點(diǎn)新穎，同時(shí)給自己極大啟發(fā)的工作報(bào)告，你是否很想見上一面寫這篇報(bào)告的人。如果當(dāng)面了解后，發(fā)現(xiàn)此人與報(bào)告顯示出的能力一樣強(qiáng)大，那么后期升職空間就不言而喻了。
所以，工作報(bào)告是在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)的最佳時(shí)機(jī)。
工作報(bào)告的布局
事實(shí)上，一個(gè)報(bào)告就是一個(gè)思路的呈現(xiàn)，這就像一部TVB電視劇，如何讓劇情扣人心弦，如何才能讓觀眾有口皆碑，主要依靠整體劇情布局。如果沒有背景闡述就直接導(dǎo)出劇情，實(shí)在太過唐突，觀眾也沒有什么口味了。所以，如何調(diào)整布局，是整個(gè)報(bào)告賣座與否的關(guān)鍵。
如果我們想寫出優(yōu)秀的工作報(bào)告，就得像美國大片一樣，來個(gè)續(xù)集或者后傳什么的。所以，工作報(bào)告中應(yīng)有總結(jié)和規(guī)劃兩部分，并且二者是兩種不同的風(fēng)格模式。
工作總結(jié)就像第一部，必須打出響頭，續(xù)集才能叫座，觀眾才會(huì)掏錢看續(xù)集。因此，總結(jié)部分必須有一個(gè)高潮來吸引觀眾，到計(jì)劃部分再來一個(gè)，雙劍合璧才能威力無窮。
第一步：了解受眾關(guān)注點(diǎn)
報(bào)告的目的是傳達(dá)某種觀點(diǎn)，在敘述觀點(diǎn)前，必須告知受眾群體這種觀點(diǎn)的產(chǎn)生過程，及此觀點(diǎn)對(duì)于經(jīng)營有何幫助。說的透徹一點(diǎn)，就是滿足報(bào)告對(duì)象的需求，解決他們目前遇到的銷售額、渠道管理中的核心問題。
一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)在每月月度會(huì)議中，或多或少都會(huì)提到現(xiàn)在的困惑。如果稍微留心一下，你可以將每月領(lǐng)導(dǎo)所提及的問題進(jìn)行匯總，其中提及率高的問題就是公司上層關(guān)注的焦點(diǎn)。了解到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)后，我們?cè)龠M(jìn)行解析。
一直困擾公司的問題或困難，肯定是由多種小問題組成的環(huán)套，層層相扣、相互疊加，這被稱為“環(huán)形思維模型”。如此多的小問題，又?jǐn)Q成一個(gè)大問題，讓領(lǐng)導(dǎo)想起來頭疼，看起來心煩。不是他們不想解決，往往是無從下手，到后面只能頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，問題無法根治。
要對(duì)付這種情況，我向大家推薦另一個(gè)模型：“金字塔分析模型”。這個(gè)模型能有效 協(xié)助我們整理思路，如圖1。最下層是收集的各種反饋問題匯總，將問題分類羅列出來，如“酒店住宿費(fèi)的利潤對(duì)酒店利潤沒有貢獻(xiàn)”、“餐飲部的損益和飯店整體 的損益有密切關(guān)系”等。然后，我們可以對(duì)這些問題進(jìn)行總結(jié)，歸納到第二層次，即“酒店的收入高低依賴餐飲部利潤”等。通過歸納，問題會(huì)進(jìn)一步集中，我們?cè)?對(duì)問題按嚴(yán)重程度進(jìn)行排序或梳理，最終找到最緊急、最重要的問題，并找出解決問題的關(guān)鍵。
通過此類辦法，我們可以更有邏輯地整理出上級(jí)的關(guān)注焦點(diǎn)。找到焦點(diǎn)后，我們便完成了第一步布局。
第二步：用報(bào)表闡述問題
做銷售時(shí)，最簡(jiǎn)單也是最容易讓人信服的證據(jù)，就是報(bào)表和數(shù)據(jù)。你告訴領(lǐng)導(dǎo)問題是怎樣的，但空口無憑，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)相信。如果有分析流程，然后得出結(jié)論，他們可能才會(huì)認(rèn)同。
《市場(chǎng)營銷》教材上教育我們，要先從數(shù)據(jù)中找問題，再到市場(chǎng)上予以確認(rèn)。在此我可以向大家保證，對(duì)于眾多民營企業(yè)而言，這都是瞎扯。
當(dāng)市場(chǎng)環(huán)境好時(shí)，眾多民營企業(yè)都在忙著抓產(chǎn)量、搶市場(chǎng)，沒幾個(gè)會(huì)有危機(jī)意識(shí)，將 危機(jī)防范于未然。所以，最為簡(jiǎn)單的辦法便是先將問題收集分析，再用數(shù)據(jù)予以確認(rèn)。雖然這樣一來，你的報(bào)告有主觀因素在里面。但大家試想一下，如果大部分民 企都會(huì)通過數(shù)據(jù)分析提前發(fā)現(xiàn)問題，中國企業(yè)將是多么的強(qiáng)大，想要一統(tǒng)全球經(jīng)濟(jì)江山簡(jiǎn)直易如反掌。事實(shí)是這樣嗎？顯然剛好相反。所以當(dāng)陷入困境時(shí)，問題早已 錯(cuò)綜復(fù)雜。因此這種與標(biāo)準(zhǔn)教科書上背道而馳的法則，恰恰十分適用于國內(nèi)企業(yè)。
當(dāng)然，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與預(yù)先設(shè)想問題大相徑庭時(shí)，請(qǐng)以數(shù)據(jù)分析為準(zhǔn)，說不定你也會(huì)有新的發(fā)現(xiàn)。當(dāng)數(shù)據(jù)分析做好之后，你的報(bào)告前奏部分就完成了。
工作報(bào)告的高潮：
剖析問題
剖析問題是工作報(bào)告的高潮部分。對(duì)工作中出現(xiàn)的問題要深層次剖析，最好發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層至今沒有看見的問題，讓他們有種恍然大悟的感覺，這才是非常理想的預(yù)期效果。
如何剖析問題？我可以講一部分，但另一半要靠你自己。
如何剖析問題
領(lǐng)導(dǎo)每天在哪？他們大部分時(shí)間都在開會(huì)，或者在準(zhǔn)備開會(huì)。他們?cè)谝痪€市場(chǎng)的時(shí)間多嗎？不多，而且能呆在一個(gè)地方把某個(gè)問題了解清楚更是不可能。那么，誰最了解一線市場(chǎng)？只有你自己。
當(dāng)企業(yè)遭遇市場(chǎng)困境時(shí)，老銷售員通常會(huì)將問題歸結(jié)于市場(chǎng)環(huán)境的原因。根據(jù)羊群效 應(yīng)，這一舉措往往會(huì)得到其他銷售員的高度認(rèn)同。公司領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期接受此類信息，不管他毅力如何堅(jiān)韌，多多少少也會(huì)感染悲觀氛圍。長(zhǎng)期以往，企業(yè)問題就會(huì)被掩蓋 了。而你要做的，就是擦亮眼睛、閉上耳朵，去選擇真正的關(guān)鍵問題所在。
危機(jī)是一個(gè)此消彼長(zhǎng)的市場(chǎng)扭轉(zhuǎn)過程?？纯匆思?、優(yōu)衣庫等眾多企業(yè)，他們就是在危機(jī)中一躍而起的超級(jí)霸主。當(dāng)別人都在關(guān)注危機(jī)本身時(shí)，他們幸運(yùn)的發(fā)現(xiàn)了解決之道，僅此而已。
剖析問題時(shí)，我們必須從市場(chǎng)了解兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
1．企業(yè)遭遇的問題。比如，是所有銷售渠道全線下滑，還是部分渠道正在增長(zhǎng)？如果是某一渠道下滑，除了大市場(chǎng)環(huán)境因素，是否還有操作或者是管理問題在里面。了解完渠道后，再觀察一下產(chǎn)品。我們可以先將產(chǎn)品按品類或品項(xiàng)區(qū)分，再進(jìn)行分析。
從這些分析中，我們很可能找出一些端倪，又或者發(fā)現(xiàn)一些從未被人了解的新契機(jī)。如某一級(jí)市場(chǎng)業(yè)績(jī)?cè)隽?、新興品類突然有放量上行空間等等。
2．觀察同行業(yè)其他企業(yè)。其他企業(yè)是否同樣業(yè)績(jī)下滑？他們下滑的原因（渠道、產(chǎn) 品）是否相同？有逆勢(shì)而上的嗎？分析一遍之后，此時(shí)的你必定是處于一個(gè)朦朧的狀態(tài)，好像問題清晰了，但又好像有點(diǎn)錯(cuò)綜復(fù)雜的感覺。那么就先將自己的分析記 下來，讓腦子先輕松一下，然后再通過邏輯分析，找出問題的關(guān)鍵所在。
如何總結(jié)問題
問題分析完之后，還需要將自己的分析在報(bào)告中呈現(xiàn)出來。
第一部分是要展示出你如何發(fā)現(xiàn)問題的。先將數(shù)據(jù)予以整理，必須利用表格形式將所有數(shù)據(jù)用餅狀圖、線形圖等進(jìn)行羅列，切忌使用全文字來說明數(shù)據(jù)。
第二部分是將數(shù)據(jù)中的問題與市場(chǎng)中出現(xiàn)的問題相互結(jié)合。此時(shí)要表達(dá)出極強(qiáng)的震撼 力，目的是引起領(lǐng)導(dǎo)們的注意，讓他們了解你發(fā)現(xiàn)的問題的嚴(yán)重性，這樣才會(huì)高度認(rèn)同你后續(xù)的觀點(diǎn)。最好的辦法就是整理出市場(chǎng)照片，比如某一產(chǎn)品滯銷，現(xiàn)在若 要求經(jīng)銷商打款進(jìn)其他產(chǎn)品，就會(huì)造成滯銷產(chǎn)品占用資金和倉庫。而高層并不了解情況，并說這個(gè)經(jīng)銷商再不進(jìn)貨就換掉。你怎么辦？那就將各個(gè)經(jīng)銷商滯銷產(chǎn)品大 量堆積在倉庫的照片放上去，并在旁邊注明滯銷產(chǎn)品占比多少，有滯銷產(chǎn)品的客戶數(shù)量，占經(jīng)銷商總數(shù)的比例是多少，將這些庫存消化后能騰出多少資金……
第三部分是問題總結(jié)。事實(shí)上，在你闡述問題時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)自己就已經(jīng)總結(jié)好了。這部分 的重點(diǎn)是進(jìn)行聯(lián)想，把匯總的問題及將會(huì)出現(xiàn)的后果聯(lián)想起來，也就是將你發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)一遍，提醒問題后果的嚴(yán)重性，以達(dá)到雙重震撼的效果。如滯銷品不處 理，后期會(huì)成為臨期品，經(jīng)銷將會(huì)大規(guī)模殺價(jià)傾銷，可能會(huì)帶動(dòng)整個(gè)大盤串貨現(xiàn)象頻發(fā)，甚至?xí)绊懙街鳡I產(chǎn)品的銷售額。
使用小道具，讓工作報(bào)告脫穎而出
對(duì)統(tǒng)一提交的報(bào)告，公司都有規(guī)定的格式或模板。但千篇一律總是讓人厭煩，所以使用一些小道具，絕對(duì)能使你的報(bào)告脫穎而出。
道具一：表達(dá)的美化
建議字體使用“微軟黑體”，這會(huì)在播放PPT時(shí)醒目很多。在一句話中，如果有特別想突出的話或詞句，可以標(biāo)成其他顏色或者放大字體。
如果是做成PPT形式，字一定不能多，可以多用圖片體現(xiàn)，旁邊再配以簡(jiǎn)單的文字說明，以達(dá)到簡(jiǎn)單明了的效果。這樣一來，領(lǐng)導(dǎo)才能利用最少的時(shí)間，了解你最清晰的意圖。
道具二：讓你的背景與眾不同
大量的標(biāo)準(zhǔn)PPT背景，看久了會(huì)讓人感到呆板。在公司統(tǒng)一背景基礎(chǔ)上，加一些創(chuàng)意的小插圖，會(huì)馬上讓你的報(bào)告與眾不同。
道具三：“雷人”的標(biāo)題
按道理來講，往往是先確定標(biāo)題再進(jìn)行報(bào)告內(nèi)容梳理，但很少有人能夠擁有如此精準(zhǔn)的邏輯思維。所以不妨先把報(bào)告內(nèi)容完善，再細(xì)細(xì)讀上一遍，重新整理出一個(gè)極度吸引眼球的“雷人”標(biāo)題，先將觀眾的注意力拉過來再說。
對(duì)著鏡子演練，提升現(xiàn)場(chǎng)感染力
優(yōu)秀的職場(chǎng)人士的報(bào)告，絕對(duì)不是那種照本宣科的講演。我們要努力提升自己的現(xiàn)場(chǎng)感染力，這個(gè)奇妙的東西將伴隨你成功的一生。
最基本要求：記住你的報(bào)告
報(bào)告是你自己做的，所以腦子里應(yīng)該有很清晰的印象。當(dāng)然，不是讓你將每一個(gè)字都背下來，但必須知道每一章節(jié)的主題內(nèi)容，可以在報(bào)告中做一些小符號(hào)提醒自己。
報(bào)告中的數(shù)據(jù)你必須記牢，強(qiáng)調(diào)一下，必須記到小數(shù)點(diǎn)后兩位的精確值。這樣做的好處，在于當(dāng)匯報(bào)時(shí)，精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)能使聽者認(rèn)同你對(duì)工作的細(xì)致程度，同樣也能說明你對(duì)此事的認(rèn)真態(tài)度。
動(dòng)作：展示你的行動(dòng)魅力
自己練習(xí)時(shí)，請(qǐng)加入一些行為動(dòng)作。動(dòng)作能提升你的表達(dá)效果，同時(shí)在豐富但絕不喧賓奪主的情況下，你的動(dòng)作能給人以感染力。
表情：讓人信服的鐵證
要讓觀眾隨著你的報(bào)告一起進(jìn)入你的思想，必須讓報(bào)告有跌漲起伏的過程。報(bào)告時(shí)，你的臉部表情就像背景音樂，讓你的臉成為帶動(dòng)觀眾的向?qū)В愕膱?jiān)決、你的毅力、你的困惑，都從表情上予以體現(xiàn)，讓他們進(jìn)入你精心設(shè)計(jì)的背景之中，讓他們?nèi)谌肫渲斜妒芨腥尽?/span>
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